導入ガイド・2022-03-04

ビデオ会議の5つのコツをマスターし、コミュニケーションの効率化と企業イメージの大幅アップを実現！

業界トレンド

ビデオ会議を利用すれば、同僚やビジネスパートナー、顧客と、地域や場所の制約を受けることなく会議を行うことができます。コロナ禍の影響により遠隔ビデオ会議が広く普及し、接触リスクの低減だけでなく、移動の時間やコストの削減にもつながりました。しかし、遠隔ビデオを通じた直接的なやり取りは、やはり対面での参加には及びません。そこで、オンライン会議の特性と注意点を理解し、会議時間が長引いたり、会議後に内容が理解できずかえって事後のすり合わせに時間を費やしたりする事態を防ぎましょう。

ビデオ会議をスムーズかつ効率的に進めるにはどうすればよいでしょうか？事前準備、画面共有の操作、さらには会議のルールからそのポイントを探ることができます。BXB Electronicsがまとめた5つのコツ：適切な会議スペースの選定

ビデオ会議に接続する前、さまざまな環境において、周囲を整頓しておくこと以外に、集音状態や映像の見え方に影響を与える要素にはどのようなものがあるでしょうか？会場が広すぎたり、ガラス素材が多すぎたりしないでしょうか？これらは反響音（エコー）が発生しやすくなります。ビデオ機器を設置する際は、十分な光源があるかどうかに加え、逆光や光の反射が起きやすくないかにも注意が必要です。特に会議室のレイアウトにおいては重要です。

、大きさや向きに関わらず、オンラインとオフライン双方の参加に影響を与えます！安定したハードウェア・ソフトウェアと情報セキュリティ環境 ビデオ会議ソフトウェアについては以前《

オンラインWeb会議ソフト4選の比較・推奨ハードウェア組み合わせ》

の完全な紹介については、こちらの記事をご参照ください。次にハードウェア機器ですが、会議機器に慣れ、事前にテストしておくことが非常に重要です！必ず現在のネットワーク接続状況を事前に確認し、安定した通信速度と十分な帯域幅を維持するようにしてください。

、よりリアルタイムでインタラクティブな映像・音声伝送が可能になります。ネットワーク接続の品質が悪い場合、ビデオ会議のコラボレーション効率に大きな影響を及ぼします。最後に情報セキュリティへの配慮です

、ご参考までに5つの提案をまとめました(1) 会議入室パスワードの設定

(2) 公開プラットフォーム上で会議情報を共有しない(3) ホスト機能を適切に活用する(4) ファイル転送機能の使用には注意を払う(5) 常に最新バージョンにアップデートする

。これらのヒントは、企業や個人のユーザーがより優れた情報セキュリティ体験を得るのに役立ちます。

拡張画面と画面共有の活用

ビデオ会議の最大の問題は、対面ではないため物理的な資料を見ることができない点であり、そのため資料の共有と閲覧が非常に重要になります。会議中にプレゼンテーションやドキュメントファイルを共有する際、会議に関係のない内容が同僚に見えてしまう可能性があります。個人のメッセンジャーアプリからログアウトすることに加え、必ず知っておくべき3つの画面共有方法があります。(1) ウィンドウ共有 (2) タブ共有 (3) デスクトップ全体の共有

。会議の前に、発表用のプレゼンテーション資料の予行演習を行い、どの画面共有方法が最も操作しやすいかを必ずご確認ください。

くっきり見え、はっきり聞こえる

より理想的な映像操作と会議体験を得るためには、カメラとディスプレイの配置が非常に重要です。相手に誠意を伝えるには、視線をカメラに合わせ、目とカメラが同じ高さになるように注意してください

。光の向きや明るさが映像の明暗に影響するほか、もし

眼鏡を着用している場合は、レンズの反射にご注意ください

。

最後は集音についてです。複数人で接続する場合、音源が多く複雑になり、同時に話すと聞き取りづらくなって会議の効率が低下するだけでなく、鋭いハウリングが発生することさえあります。そのため、2人以上のオンライン会議では、

「単一指向性（カーディオイド）マイク」の選定をおすすめします

。この種のマイクは正面の人の声のみを集音し、周囲の雑音（他の参加者の私語や拡声スピーカーの音など）を拾って干渉を引き起こすことがないため、発言者の声をよりクリアに届けます。

スムーズな秩序とルールの策定

ビデオ会議では、複数人が同時に発言したり、誰かがテーマから逸脱したり、会議が時間超過したりといった問題が発生しがちです。発言前にジェスチャーをする、一人あたりの発言時間を決めてリマインドするなど、発言ルールを設けることが有効です。

、これにより混乱や非効率な会議を防ぐことができます。また、オンライン会議では参加意識が薄れがちになるため、進行役の役割が非常に重要になります。

開始前の説明、進行管理、各発言者のテーマや項目の割り当て

（少なくとも1項目あることが望ましく、会議前に事前通知可能）、参加者全員が当事者意識を持てるようにし、事前準備を通じてより集中を促します。最後に必ず注意すべき点は「会議への事前参加」です

、会議の進行をよりスムーズにし、個人や企業の印象にも好影響を与えます。

最も充実したビデオ会議ソリューション

スマートオフィス化が進むにつれ、社員間のコラボレーションがより容易になり、さらにリアルタイムな情報共有が実現しています。前述した 5 つのポイントに加え、

BXBのソリューションは、会議空間のレイアウトを最適化し、単一プラットフォームでの効率的な管理、優れたハードウェアとソフトウェアの統合、コラボレーションによる生産性向上を実現します。働く人々を支援し、これまでにないオフィス環境をもたらします。

ビデオ会議の最新ソリューション

https://www.bxb.tw/conference-system/q-con-list/

ビデオ会議の最大の課題は集中力の維持

、上記のポイントさえ押さえれば、会議をよりシンプルかつ効率的に進めることができます。質の高い会議の実現は、企業イメージや評判の向上にもつながります。

上記の内容、会議システムに関するご質問、会議の要件に関するご相談やカスタムプラン、またはBXB会議機器のお見積りにつきましては、ぜひご連絡先とご要望をお知らせください。専門スタッフが迅速にご対応いたします。