选购知识・2022-03-04

掌握视频会议五大诀窍，让沟通高效率、企业形象大跃进！

产业新知

视频会议让您与同事、合作伙伴与客户，可不受地区与场地的限制进行会议。在疫情的影响下，远距视频会议被广泛使用，除了降低接触风险，甚至节省了交通的时间与费用。但远程视频的直接交互，还是不及实体参与。让我们来了解在线会议的特性及注意事项。不再让会议时间拖更长、开完会甚至有听没有懂，反而花更多时间做后续沟通。

该怎么让视频会议开得顺利、更有效率？我们可从前置准备、分享操作，甚至是会议规则来了解。BXB 卡讯电子整理出 5 个诀窍：挑选合适的会议空间

连入视频会议前，在不同环境下，除了确保环境整洁，还有哪些会影响收音状况与拍摄的呈现呢？现场是否过于空旷，或有过多的玻璃材质？这些都容易产生回音。安装视频设备时，除了注意光源是否充足，也要注意是否容易背光与反光。尤其是会议室的配置

，不论大小与方向，都会影响在线线下的参与！稳定软硬件与资安环境视频软件之前我们有做过《

４款在线视频会议软件比较、硬件搭配推荐》

的完整介绍，欢迎参考此篇文章。再来是硬件设备，熟悉会议设备与事先测试，都相当重要！务必先检查当前的网络连接状况，尽量维持稳定的网络速率与较高的带宽支持

，才能有更即时交互的影音传输；若网络连接品质不佳，对视频会议的协作效率将大受影响。最后是信息安全的考量

，我们整理了五个建议，供您参考(1) 设置进入会议密码

(2) 不要在公开平台上分享会议信息(3) 善用主持人功能(4) 慎用文件传输功能(5) 保持更新到最新版本

。这些小技巧可帮助企业或个人使用获得更好的资安使用体验。

活用延伸与共享画面

视频会议最大的问题就是无法面对面，没办法看到实体的数据，所以数据共享查看即非常重要。在会议中分享演示文稿与文档档，可能会让同事看到与会议无关的内容，除了注销个人的通信软件之外，您一定要知道的三种画面分享方式(1) 单一窗口分享(2) 单一分页分享(3) 整个桌面分享

。请务必在开会前演练过报告的演示文稿素材，以及怎样的屏幕分享方式对您来说操作最方便。

看得清楚、听得明白

为了有更理想的视频操作与会议感受，视频镜头与显示器摆放的位置相当重要。要让对方感受到你的诚恳，注意要将眼神对焦在镜头上，眼睛与镜头处在同一高度

。除了光的方向和亮度会影响画面的明暗度，如果

有戴眼镜，需注意镜片有无反光

。

最后是收音的部分，多人连接时，声音来源会很多很复杂，同时讲话时，会听不清楚而降低开会效率，甚至会有尖锐的回音产生。因此，只要是两人以上的在线会议，

建议挑选「心型指向性麦克风」

。这类麦克风只针对正前方人声来收音，不会收入周遭异音而造成干扰（像是其他与会者的私语声、免提喇叭声），让讲者的声音更清楚。

制定顺畅的秩序与规则

视频会议容易发生多人同时说话、某人偏离主题、会议超时等问题。可制定一些发言规则，像是发言前必须做出手势、规定每个人发言的时间并提醒

，这样可避免混乱或是没效率的会议。此外，在线会议容易让大家没有参与感，所以主持人的角色相当重要。

开场前的说明、流程的掌握、分配每个人发言的主题或项目

（至少一项为佳，可于会议前先通知），让大家都有参与感，也能通过事前准备让与会者更专心。最后一定要注意的是「提前加入会议」

，让会议进程更顺利，这也会影响个人与公司的观感。

最完善的视频会议解决方案

智能办公已逐渐发展，让同事之间协作更为轻松，实践更即时的信息交流。除了上述提到的五个诀窍之外，

卡讯的解决方案，让您的会议空间有更完善的配置，单一平台有效管理、绝佳的软硬件集成、协同合作提升性能，为工作者赋能，带来前所未有的办公环境。

视频会议最新方案

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视频会议最大挑战就是让人保持专注度

，但只要掌握以上几个要点，就能让会议更简单、更有效率。好的会议呈现，也会获得更佳的企业形象与口碑。

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