如何选择适合的会议系统?一文搞懂会议系统的定义、技术、趋势及应用情境 (上)

什麽是会议系统?

字面上的定义,会议系统 是一套完整的音讯设备所组成,可协助参与会议的人员进行舒适的沟通,并同时让每位与会者都能「听」得更清楚、「说」得更明白。

然而,是否开会就一定需要会议系统不可?没有会议系统就开不了会吗?

为什麽需要会议系统?在什麽场景需要会议系统?

的确,开会这种人与人沟通最常见的场景,并不是都需要会议系统才能进行。

但您可想像一下,在一个超过 10 人组成的专家,正围坐在一张大桌子进行市政会议讨论,一旁还有将近 100 名市民观众观看。在这场景下,如果只使用一隻无线话筒在 10 位专家之间传递,是不切实际,更可能让会议进入溷乱的场面。这类场景就是会议系统能發挥极大价值的地方。

常见会议系统的场景有:

  • 市政议会和政府机构
  • 教室和教育研讨会
  • 国际会议活动
  • 新闻發佈中心
  • 董事会会议室
  • 专家会议
巴基斯坦Habib大學
BXB卡讯会议系统选用于太平洋岛国论坛

上述这些会议场景的共同特点是:多人参与重大议题讨论与信息發佈。此类会议场景,通常会有两种重要人物:

  • 主席 Chairman:主持会议的人,可识别發言者,并在设置的时间到达时提醒或进行会议投票等行为(通常是一个人,在特别情况下会有副主席的角色)。
  • 列席 Delegate:或称为代表,通常有多位列席或代表人在会议中参与讨论發言。

在这些会议场景中,如果设置会议系统,每位与会者都会有个人式或鹅颈式桌上型话筒(或统称为话筒单元 / 列席单元)。这样一来,他们就可以很顺畅地与其他与会者讲话与讨论,并透过音箱清楚聆听其他人的發言。会议主席通常会有一个特殊的单元,具有音量、静音、识别發言者、發言时间控制、發言顺序控制或投票功能等的主席单元。

使用会议系统的好处是什麽?

当一个会议场景设置了会议系统后,可使与会者享受以下几种好处:

  • 节省会议时间:由于每个人的桌上都有一个话筒单元,可避免浪费不必要的时间在话筒传递上。同时,当话筒打开时,话筒光环会被点亮,可以很清楚知道谁在讲话,省下识别發言者的时间。会议过程中,每节省1分钟的时间,乘上参与人数,会是非常可观的时间节省。
  • 优化会议流程:会议系统具有静音、音量、發言时间控制和投票控制等功能,这使得主席可以谨慎地控制会议与识别發言者,流畅地按造既订会议流程进行。
  • 扩大参与率:会议系统协助与会者轻鬆地参与發言讨论。同时,透过功放、音箱等扩声设备,允许更广大的听众关注或参与会议内容,这在市政会议应用中尤其重要。
  • 整合同声传译:在国际大型会议中,多国语言發言及同声传译的需求是非常重要的。这时将会议系统与同声传译设备一起使用,更有利于将现场發言直接發送给口译员,以获得清晰的音讯信号来进行翻译。
  • 美学及重视感:每一位与会者的桌上都有一座专业级的鹅颈式或桌上型话筒,除了功能上的效益外,也让整个场景显得专业与重要,更标誌着对会议议题的重视及对所有参与者的尊重。与会者也可通过每个麦克风单元,清楚發表个人的声音与决心。

总的来说,会议系统的最终目标是将会议的效率提高到更大的范围,并發挥更大的影响力。

一个完整的会议系统包含哪些设备?

以下列出一个完整的会议系统所包含的设备及主要功能:

1. 主席话筒单元 (Chairman Unit):会议主持人可识别發言者,并在發言时间到时提醒他们;亦可组织进行投票表决。因此,主席有一个特殊的话筒称为「主席单元」,具有较多功能,例如静音發言者、發言优先顺序设置等。这些按钮功能,可帮助会议进行顺畅与专注。

2. 列席话筒单元(Delegate Unit):除了主席之外的话筒,称为列席单元。这些单元通常具有一键發言按钮,在作用状态时会亮灯号作识别。有些单元视产品不同可能会有音量控制、投票按钮等功能。

3. 中央控制单元 (Central Control Unit, CCU):这个设备能控制所有麦克风单元。它集成了话筒声音输入、声音信号發送、静音与發言顺序模式设置与进阶投票功能等等,并决定可容纳多少个主席/列席单元数量,可以说是会议系统中最重要的核心大脑 (了解卡讯电子会议系统)。

以上三个是会议系统的基本设备,会依照不同的会议场景,增加更多週边设备与会议系统作集成:

  • 音箱
  • 功放
  • 同声传译设备
  • 录音录影设备
  • 会议系统图控管理软件

下一篇我们将针对会议系统作更进一步的分类及介绍,以技术、型式、收音、设计四个面向做说明。

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